Jemanden zu versetzen, gilt allgemein als unhöflich. In einem Restaurant kann dieses Verhalten jedoch echte finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Nichterscheinen ist in der Gastronomie keine Seltenheit mehr, sondern hat sich zu einem ernsthaften Problem entwickelt.
No-Shows in der Gastronomie
Lea Stadler, Senior Director of Restaurant Sales and Services bei OpenTable, erläutert, mit welchen Strategien sich dieses Problem angehen lässt.
Im Schnitt verliert jedes Restaurant in Deutschland 73 Euro pro Woche* durch nicht wahrgenommene Reservierungen. Jährlich summiert sich das auf fast 3.800 Euro pro Betrieb – eine Belastung, die sich gerade in Zeiten knapper Margen deutlich bemerkbar macht. Aktuelle Daten einer Verbraucherumfrage von OpenTable** offenbaren, wie tief das Thema in der Alltagskultur verankert ist: 63 Prozent der Befragten, die in den letzten zwei Jahren eine Restaurantreservierung nicht wahrgenommen haben, haben dies in den letzten sechs Monaten getan.* Daten von OpenTable zeigen, dass die Auswirkungen zwischen Oktober und Dezember* besonders stark sind. Gerade in diesen Monaten sind Restaurants am meisten auf ein stabiles Geschäft angewiesen, da in der Regel hohe Umsätze durch das Weihnachtsgeschäft erzielt werden.
Gründe für No-Shows
Die Hauptursachen erscheinen unspektakulär, sind aber folgenschwer: 35 Prozent der Gäste geben an, ihre Buchung schlicht vergessen zu haben, 30 Prozent nennen kurzfristige Planänderungen als Grund**. Besonders bei zwanglosen Restaurantbesuchen ist die Hemmschwelle niedriger: 34 Prozent der Befragten sagten, sie würden eher in einem legeren Lokal absagen oder fernbleiben als in einem gehobenen Restaurant**.
Hinzu kommt ein psychologischer Faktor: Vielen ist der tatsächliche Schaden nicht bewusst. Zwar wissen 48 Prozent der Befragten, dass No-Shows finanzielle Verluste verursachen, und weitere 32 Prozent sind sich dessen teilweise bewusst – doch selbst unter diesen Gruppen handeln viele nicht danach**. Zwischen Wissen und Verhalten klafft eine deutliche Lücke.
Wie sich No-Shows auf den Betrieb auswirken
Für Restaurants sind No-Shows mehr als nur ein Ärgernis. Sie führen zu Leerlauf in Spitzenzeiten, höheren Personalkosten und Lebensmittelverschwendung. Besonders kritisch sind sie am Wochenende, wenn die Nachfrage ohnehin hoch ist: Freitag und Samstag zwischen 20 und 24 Uhr häufen sich laut Umfrage die meisten Ausfälle*. Für ein kleines Bistro kann bereits ein leerer Tisch schon einen spürbaren Verlust bedeuten. In gehobenen Restaurants mit präziser und kostenintensiver Vorplanung des Menüs sind kurzfristige Absagen kaum tragbar und bedeuten hohen organisatorischen Aufwand.
Daten von OpenTable* zeigen, dass in besonders geselligen Monaten mit Feiertagen wie Weihnachten, Karneval oder Valentinstag häufiger No-Shows auftreten. Wegen der vielen Feiern, die gleichzeitig stattfinden, kann es zu spontanen Planänderungen bei den Gästen kommen, und die Wahrscheinlichkeit, dass Reservierungen nicht eingehalten werden, steigt deutlich. Für Restaurants ist daher eine frühzeitige und sorgfältige Planung umso wichtiger.
Digitale Unterstützung für mehr Planungssicherheit
Die gute Nachricht: Digitale Tools können dabei helfen, No-Shows zu reduzieren und im Alltag leichter zu managen. Systeme wie OpenTable ermöglichen es, Gäste durch automatisierte Reservierungsbestätigungen und Erinnerungen per E-Mail oder SMS frühzeitig zu erreichen. Diese einfachen Mitteilungen – meist 24 bis 48 Stunden vor dem geplanten Besuch – senken die Zahl der No-Shows, da sie Gästen die Gelegenheit geben, unkompliziert zu stornieren oder die Reservierung anzupassen.
Ein weiterer wirksamer Hebel sind Kreditkartenhinterlegungen oder Anzahlungen. Seit OpenTable die Anzahlungsfunktion 2022 eingeführt hat, verzeichnen OpenTable-Partnerrestaurants weltweit 50 Prozent weniger No-Shows im Vergleich zu Reservierungen ohne diese Absicherung. Besonders an Wochenenden, Feiertagen oder bei Gruppenbuchungen bieten solche Modelle Schutz für Gastronomen und Transparenz für Gäste***.
Digitale Wartelisten erweisen sich ebenfalls als wertvolle Lösung. Dort können Gäste Benachrichtigungen einrichten, um informiert zu werden, wenn in ihrem Lieblingsrestaurant ein Tisch frei wird. Restaurants können Tische so automatisch neu vergeben, wodurch sich die Auslastung verbessern und die Chancen auf einen Tisch für Last-Minute-Gäste erhöhen lässt. Für besondere Anlässe sind Prepaid-Erlebnisse eine weitere Option. Dabei müssen die Gäste im Voraus bezahlen, was Restaurants dabei helfen kann, mit größerer Sicherheit zu planen.
Kommunikation mit Fingerspitzengefühl
Eine klare, freundliche Kommunikation schafft Vertrauen und Erwartungshaltung. Die Ermutigung zu rechtzeitigen Stornierungen kann das Restaurant-Team unterstützen und Tische für andere freigeben. Wer rechtzeitig absagt, sorgt dafür, dass andere die Gelegenheit auf einen spontanen Besuch bekommen Transparente Hinweise zu Kreditkartenrichtlinien oder Anzahlungsmodellen sollten ebenfalls den Nutzen in den Vordergrund stellen: Sie sichern Gästen ihren Platz und ermöglichen dem Restaurant einen reibungslosen Ablauf. Kleine Anzahlungen, organisierte Wartelisten und persönliche Erinnerungen tragen dazu bei, freie Plätze zu besetzen und das Gästeerlebnis gleichzeitig zu verbessern.
Fazit
Zwar lassen sich No-Shows nie ganz verhindern, doch durch eine Kombination aus intelligenter Technologie, Einfühlungsvermögen gegenüber den Gästen und konsequenter Kommunikation können die Auswirkungen verringert werden.
No-Shows sind ein Spiegel unserer spontanen Gesellschaft und zugleich eine Einladung, Gewohntes zu hinterfragen. Sie zeigen, wo Abläufe verbessert, Kommunikation geschärft und Teams gestärkt werden können. Eine schnelle Lösung, um sie vollständig zu beseitigen, gibt es zwar nicht, aber durch die Sensibilisierung für ihre Auswirkungen und durchdachte Strukturen kann man bereits viel erreichen.
Diese Haltung geht über Reservierungen hinaus. Aus unserer Arbeit mit Restaurants wissen wir, wie die richtige Balance zwischen Technologie und menschlicher Interaktion das Gästeerlebnis verbessert. Digitale Tools können Prozesse vereinfachen und Verluste reduzieren, doch dauerhafte Beziehungen entstehen immer zwischen Menschen. Unterstützt Technologie diese menschliche Komponente, können Restaurants ihre Energie auf das Wesentliche konzentrieren: außergewöhnliche Gastfreundschaft zu bieten.
###
Methodik:
*Methodik der Verbraucherforschung: Eine Online-Umfrage wurde von WALR unter 513 deutschen Befragten durchgeführt, die in den letzten 2 Jahren eine Restaurantreservierung verpasst haben, ohne das Restaurant zu informieren. Der Umfragezeitraum war zwischen dem 16. und 23. September 2025. Die Daten wurden unter Einhaltung der Richtlinien der MRS (Market Research Society) und ESOMAR erhoben, um eine ethische und präzise Datenerfassung zu gewährleisten.
**OpenTable-Datenmethodik: OpenTable untersuchte die No-Show-Raten bei Online-, Telefon- und Vor-Ort-Reservierungen in deutschen Restaurants, die auf der OpenTable-Plattform aktiv sind, nach Ausgaben, Monat, Wochentag und Schichtzeit vom 1. August 2024 bis 31. Juli 2025.
***OpenTable analysierte die No-Show-Rate von Online-Reservierungen mit und ohne Anzahlungsrichtlinie bei allen aktiven Restaurants auf der OpenTable-Plattform weltweit vom 1. Januar bis 7. August 2025.
###
Über die Autorin Lea Stadler
Lea Marie Stadler ist Director of Restaurant Sales & Services bei OpenTable und leitet das operative Geschäft und Partnerschaften in Deutschland, Frankreich, Italien und Dubai. In dieser Funktion konzentriert sie sich auf den Aufbau starker Partnerbeziehungen, die Anpassung an Marktbedürfnisse und die Förderung kundenorientierten Wachstums. Bevor Lea zu OpenTable kam, war sie Head of Country Management bei KAYAK, wo sie für den Aufbau und die Skalierung der Präsenz von KAYAK in den EMEA-Märkten verantwortlich war. Ihre frühere Berufserfahrung in analytischen Rollen im Finanzwesen hat Lea dabei geholfen, ein solides Fundament in Strategie und dem operativen Geschäft zu legen. Lea hat ein ausgeprägtes Growth Mindset und eine große Leidenschaft für das Gastgewerbe und den Tourismus. Sie hat einen Bachelor und einen Master in International Management von der ESB Business School Reutlingen und der EM Lyon Business School. In ihrer Freizeit geht Lea gerne essen, reist um die Welt und läuft Marathon.